Sistem pengadministrasian APBDesa pada dasarnya terbagi pada pengelolaan Pendapatan, Belanja, Pembiayaan, Perencanaan, Pelaporan dan Penatausahaan keuangan desa.

  • PENDAPATAN DESA. Pendapatan Desa adalah semua penerimaan uang melalui rekening desa yang merupakan hak desa dalam 1 (satu) tahun anggaran yang tidak perlu dibayar kembali oleh desa. Pendapatan Desa terdiri atas : (A) Pendapatan asli desa PADesa (Hasil usaha baik dari hasil BUMDesa atau tanah kas desa, Hasil asset (tambatan perahu, pasar desa, tempat pemandian umum, jaringan irigasi), Swadaya, partisipasi, dan gotong royong (membangun dengan kekuatan sendiri yang melibatkan peran serta masyarakat berupa tenaga, barang yang dinilai dengan uang), dan Lain-lain pendapatan asli desa merupakan hasil pungutan desa). (B) Transfer (Dana Desa, Bagian dari hasil pajak daerah kabupaten/kota dan retribusi daerah, Alokasi Dana Desa, Bantuan keuangan dari APBD Provinsi (dapat bersifat umum dan khusus. Bila bersifat khusus dikelola dalam APBDesa tetapi tidak diterapkan dalam ketentuan penggunaan paling sedikit 70% dan paling banyak 30%), Bantuan keuangan APBD Kabupaten/Kota (dapat bersifat umum dan khusus. Bila bersifat khusus dikelola dalam APBDesa tetapi tidak diterapkan dalam ketentuan penggunaan paling sedikit 70% dan paling banyak 30%). (C) Pendapatan lain-lain yaitu Hibah dan sumbangan dari pihak ketiga yang tidak mengikat (pemberian berupa uang dari pihak ketiga) dan Lain-lain pendapatan desa yang sah (pendapatan sebagai hasil kerjasama dengan pihak ketiga dan bantuan perusahaan yang berlokasi di desa)

 

  • BELANJA DESA. Belanja Desa meliputi pengeluaran dari rekening desa yang merupakan kewajiban desa dalam 1 (satu) tahun anggaran yang tidak akan diperoleh pembayarannya kembali oleh desa. Belanja desa digunakan dalam rangka mendanai penyelenggaraan kewenangan desa. Belanja Desa terdiri atas kelompok Penyelenggaraan pemerintahan desa, Pelaksanaan pembangunan desa, Pembinaan kemasyarakatan desa, Pemberdayaan masyarakat desa, dan Belanja tak terduga. Kelompok belanja diatas dibagi dalam kegiatan sesuai dengan kebutuhan desa (belanja pegawai, belanja barang & jasa, dan belanja modal) yang telah dituangkan dalam Rencana Kerja Pemerintah Desa (RKP Desa). Belanja Pegawai adalah pengeluaran penghasilan tetap dan tunjangan (Kepala Desa, Perangkat Desa, dan Badan Permusyawaratan Desa) yang dilakukan setiap bulan.

 

  • PEMBIAYAAN DESA. Pembiayaan Desa meliputi semua penerimaan yang perlu dibayar kembali dan/atau pengeluaran yang diterima kembali, baik pada tahun anggaran yang bersangkutan maupun pada tahun-tahun anggaran berikutnya. Pembiayan Desa terdiri atas Penerimaan pembiayaan, terdiri atas : Sisa lebih perhitungan anggaran (SiLPA) tahun sebelumnya. SiLPA adalah pelampauan penerimaan pendapatan terhadap belanja, penghematan belanja, dan sisa dana kegiatan lanjutan, yang digunakan untuk menutup defisit anggaran apabila realisasi pendapatan lebih kecil daripada realisasi belanja, mendanai pelaksanaan kegiatan lanjutan, dan mendanai kewajiban lainnya yang sampai dengan akhir tahun anggaran belum diselesaikan. Pencairan dana cadangan adalah dana yang bersumber dari penyisihan atas penerimaan desa, kecuali dari penerimaan yang penggunaannya telah ditentukan secara khusus berdasarkan peraturan perundang-undangan. Hasil penjualan kekayaan desa yang dipisahkan. Kekayaan desa yang dipisahkan adalah kekayaan milik desa baik bergerak maupun tidak yang dikelola oleh BUMDesa. Hasil penjualan digunakan untuk menganggarkan hasil penjualan kekayaan desa yang dipisahkan. Dana cadangan ditetapkan dengan peraturan desa yang paling sedikit memuat ; penetapan tujuan pembentukan dana cadangan, program & kegiatan yang akan dibiayai, besaran & rincian tahunan dana cadangan yang harus dianggarkan, sumber dana cadangan, dan tahun anggaran pelaksanaan.

 

  • PERENCANAAN APBDesa. Perencanaan APBDesa secara umum terdiri dari dua tahap, yaitu Tahap I : Perencanaan. Pada tahap ini Sekretaris Desa menyusun rancangan peraturan desa tentang APBDesa. Kemudian Kepala Desa menyampaikan kepada BPD untuk dibahas dalam musyawarah desa. Dan pada akhirnya BPD melalui forum musyawarah desa melakukan penyepakatan bersama (paling lambat Oktober tahun berjalan). Tahap II : Evaluasi (Lingkup Kab/Kota) Maksimal 3 hari sejak disepakati bersama BPD untuk dievaluasi. Kepala Desa Menetapkan evaluasi paling lama 20 hari kerja sejak diterimanya rancangan peraturan desa tentang APBDesa Bupati/Walikota

 

  • PELAKSANAAN APBDesa. Pelaksanaan atas APBDEsa yang telah disahkan terdiri dari aspek penting, yaitu pelaksanaan atas penerimaan, pelaksanaan dan perubahan APBDesa. Pada aspek Penerimaan Desa semua penerimaan dalam rangka pelaksanaan keuangan desa harus melalui rekening kas desa dan didukung bukti yang lengkap dan sah. Khusus desa yang belum memiliki layanan perbankan diwilayahnya akan diatur oleh pemrintah kab/kota. Pemerintah desa dilarang melakukan pungutan sebagai pemasukan selain yang ditetapkan dalam peraturan desa. Bendahara dapat menyimpan uang di kas desa dalam rangka yang memenuhi kebutuhan operasional dengan jumlah tertentu yang ditetapkan dengan peraturan Bupati/Walikota. Kemudian semua proses itu diakhiri dengan penetapan dana pada Rekening Desa.

 

  • PENATAUSAHAAN APBDesa. Bendahara desa wajib melakukan pencatatan setiap penerimaan dan pengeluaran serta melakukan tutup buku setiap akhir bulan secara tertib . Bendahara desa wajib membuat laporan pertanggungjawaban yang disampaikan setiap bulan kepada kepala desa paling lambat tanggal 10 bulan berikutnya. Penatausahaan, penerimaan, dan pengeluaran menggunakan buku kas umum, buku kas pembantu pajak, dan buku bank.