Pengadaan Barang dan Jasa di Desa adalah kegiatan untuk memperoleh barang dan jasa oleh Pemerintah Desa, baik dilakukan dengan cara swakelola maupun melalui penyedia barang/jasa. Ketetntuan terkait dengan pengadaan barang/jasa didesa telah diatur didalam Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 22 Tahun 2015 tentang Perubahan Atas Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 13 Tahun 2013 tentang Pedoman Cara Pengadaan Barang/Jasa di Desa.

Pada prinsipnya pengadaan barang/jasa dilakukan secara swakelola dengan memaksimalkan penggunaan material/bahan dari wilayah setempat, dilaksanakan secara gotong-royong dengan melibatkan partisipasi masyarakat setempat untuk memperluas kesempatan kerja dan pemberdayaan masyarakat setempat.

Didalam Pelaksanaannya pengadaan Barang/Jasa di Desa perlu mempertimbangkan prinsip-prinsip diantaranya:

  • Efisien, berarti pengadaan barang/jasa harus diusahakan dengan menggunakan dana dan daya minimum untuk mencapai kualitas dan sasaran dalam waktu yang ditetapkan atau menggunakan dana yang telah ditetapkan untuk mencapai hasil dan sasaran dengan kualitas maksimum.
  • Efektif, berarti pengadaan barang/jasa harus sesuai dengan kebutuhan dan sasaran yang telah ditetapkan serta memberikan manfaat yang sebesar-besarnya;
  • Transparan, berarti semua ketentuan dan informasi mengenai pengadaan barang/jasa bersifat jelas dan dapat diketahui secara luas oleh masyarakat dan penyedia barang/jasa yang berminat;
  • Pemberdayaan masyarakat,berarti pengadaan barang/jasa harus dijadikan sebagai wahana pembelajaran bagi masyarakat untuk dapat mengelola pembangunan desanya;
  • Gotong royong, berarti penyediaan tenaga kerja oleh masyarakat dalam pelaksanaan kegiatan pembangunan di desa dan;
  • Akuntabel, berarti harus sesuai dengan aturan dan ketentuan terkait dengan pengadaan barang/jasa sehingga dapat dipertanggungjawabkan

Secara umum ruang lingkup kegiatan pengadaan barang/jasa di desa mencakup:

  1. Pengadaan barang/jasa melalui swakelola, dimana pelaksanaan swakelola dilakukan oleh Tim Pengelola Kegiatan (TPK) adalah tim yang ditetapkan oleh kepala desa dengan surat keputusan, terdiri dari unsur pemerintah desa dan unsur lembaga kemasyarakatan desa untuk melaksanakan barang/jasa;
  2. Pengadaan barang/jasa melalui swakelola meliputi kegiatan persiapan, pelaksanaan, pengawasan, penyerahan, pelaporan, dan pertanggungjawaban hasil pekerjaan;
  3. Pengadaan barang/jasa melalui penyediaan barang/jasa dimaksudkan untuk memenuhi kebutuhan barang/jasa dalam rangka mendukung pelaksanaan swakelola ataupun memenuhi kebutuhan barang/jasa secara langsung di desa.

Terdapat tiga pihak yang berperan penting didalam pengorganisasian kegiatan barang/jasa di desa sebagai pengelola. Kepala Desa sebagai penanggungjawab utama program pembangunan desa, dalam hal teknis pengelolaan barang dan jasa di desa menetapkan Tim Pengelola Kegiatan (TPK) yang terdiri dari unsur perangkat desa dan lembaga kemasyarakatan desa.

Tata cara pelaksanaan barang/jasa di desa sebagai berikut:

  1. Pengadaan Barang/jasa dengan nilai sampai dengan Rp. 50.000.000,- (lima puluh juta rupiah)
  2. TPK membeli barang/jasa kepada 1 (satu) Penyedia Barang/Jasa
  3. Pembelian sebagaimana dimaksud pada angka 1), dilakukan tanpa permintaan penawaran tertulis dari TPK dan tanpa penawaran tertulis dari Penyedia Barang/Jasa
  4. TPK melakukan negosiasi (tawar-menawar) dengan penyedia barang/jasa untuk memperoleh harga yang lebih murah.
  5. Penyedia barang/jasa memberikan bukti transaksi berupa nota, faktur, pembelian, atau kuitansi untuk dan atas nama TPK
  6. Pengadaan Barang/Jasa dengan nilai di atas Rp. 50.000.000,- (lima puluh juta rupiah) sampai dengan Rp. 200.000.000 (dua ratus juta rupiah)
  7. TPK membeli barang/jasa kepada 1 (satu) penyedia barang/jasa.
  8. Pembelian sebagaimana dimaksud pada angka 1), dilakukan TPK dengan cara meminta penawaran secara tertulis dari penyedia barang/jasa dengan dilampiri daftar barang/jasa (rincian barang/jasa atau ruang lingkup pekerjaan, volume dan satuan).
  9. Penyedia barang/jasa menyampaikan penawaran tertulis yang berisi daftar barang/jasa (rincian barang/jasa atau ruang lingkup pekerjaan, volume, dan satuan) dan harga.
  10. TPK melakukan negosiasi (tawar-menawar) dengan penyedia barang/jasa untuk memperoleh harga yang lebih murah.
  11. Penyedia barang/jasa memberikan bukti transaksi berupa nota, faktur, pembelian, atau kuitansi untuk dan atas nama TPK
  12. Pengadaan Barang/Jasa dengan nilai di atas Rp. 200.000.000,- (dua ratus juta rupiah)
  13. TPK mengundang dan meminta 2 (dua) penawaran secara tertulis dari 2(dua) Penyedia Barang/jasa yang berbeda dilampiri dengan daftar barang/jasa (rincian barang/jasa atau ruang lingkup pekerjaan, volume, satuan) dan spesifikasi teknis barang/jasa
  14. Penyedia barang/jasa menyampaikan pewaran tertulis yang berisi daftar barang/jasa (rincian barang/jasa atau ruang lingkup pekerjaan, volume, dan satuan) dan Harga.
  15. TPK menilai pemenuhan spesifikasi teknis barang/jasa terhadap kedua Penyedia barang/jasa yang memasukkan penawaran.
  16. Apabila spesifikasi teknis barang/jasa yang ditawarkan:
  17. Dipenuhi oleh kedua penyedia barang/jasa, maka dilanjutkan dengan proses negosiasi (tawar-menawar) secara bersamaan.
  18. Dipenuhi oleh salah satu penyedia barang/jasa, maka TPK tetap melanjutkan dengan proses negosiasi (tawar-menawar) kepada penyedia barang/jasa yang memenuhi spesifikasi teknis tersebut.
  • Tidak dipenuhi oleh kedua penyedia barang/jasa, maka TPK membatalkan proses pengadaan.
  1. Apabila spesifikasi teknis sebagaimana dimaksud pada huruf d poin (iii) maka TPK melaksanakan kembali proses pengadaan sebagaimana dimaksud pada angka 1
  2. Negosiasi (tawar-menawar) sebagaimana dimaksud pada huruf d untuk memperoleh harga yang lebih murah.
  3. Hasil negosiasi dituangkan dalam surat perjanjian antara Ketua TPK dan Penyedia Barang/Jasa yang berisi sekurang-kurangnya:
  4. Tanggal dan tempat dibuatnya surat perjanjian;
  5. Para pihak;
  • Ruang lingkup pekerjaan;
  1. Hak dan kewajiban para pihak;
  2. Jangka waktu pelaksanaan pekerjaan;
  3. Ketentuan keadaan kahar; dan
  • sanksi